Ein Ablaufplan ist kein Bürokram, sondern das Papier, das verhindert, dass Sie an Ihrer eigenen Feier ständig gefragt werden.
Was hineingehört
- Uhrzeit, Programmpunkt, verantwortliche Person — drei Spalten, mehr nicht.
- Der Aufbau, nicht erst die Ankunft der Gäste.
- Alles, was das Haus wissen muss: wann gegessen wird, wann Reden sind, wann umgestellt werden soll.
- Telefonnummern: Fotograf, Musik, Blumen, die Person im Haus.
- Das Ende, und wer abbaut.
Wer ihn bekommt
Nicht alle Gäste. Ein Ablaufplan an alle macht aus einer Feier eine Veranstaltung.
- Das Haus — spätestens eine Woche vorher.
- Der DJ oder die Band.
- Der Fotograf.
- Zwei bis drei Personen aus der Familie, die Fragen beantworten können.
Die Puffer, die sich bewährt haben
- 30 Minuten nach der Trauung, für Fotos.
- 15 Minuten vor dem Essen, weil nie alle gleichzeitig sitzen.
- 30 Minuten für jeden Umbau im Raum.
- Eine Stunde am Ende, weil das Verabschieden länger dauert als gedacht.
Die eine Person
Bestimmen Sie jemanden, der den Plan hat und Entscheidungen treffen darf — nicht Sie selbst. An der eigenen Feier will man nicht die Person sein, die auf die Uhr sieht.
Sagen Sie dem Haus, wer das ist. Dann weiß es, wen es fragt.
Häufige Fragen
- Wer bekommt den Ablaufplan?
- Das Haus, die Musik, der Fotograf und zwei bis drei Personen aus der Familie. Nicht alle Gäste.
- Wann sollte der Ablaufplan beim Haus sein?
- Spätestens eine Woche vor der Feier, zusammen mit der endgültigen Personenzahl.
- Welche Zeitpuffer sollte man einplanen?
- 30 Minuten nach einer Trauung, 15 vor dem Essen, 30 für jeden Umbau und eine Stunde am Ende fürs Verabschieden.
Dieser Text stammt vom Dörpshus Hürup, Zur Sporthalle 14, 24975 Hürup. Wir schreiben hier über unsere eigene Arbeit; ein Preisvergleich oder eine Bewertung anderer Häuser ist er nicht.